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Viele Abteilungen in einem Unternehmen wie der NKG leisten wichtige Arbeit im Hintergrund – oft nicht sichtbar für andere, aber dennoch unverzichtbar für die tägliche Arbeit aller im Unternehmen. So auch die Group IT der NKG in Hamburg. Mit ihren verschiedenen Teams und Spezialisten und Spezialistinnen ist sie nicht nur „Problemlöser“ für die in Hamburg tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern für alle weltweit. Die Pandemie und die damit verbundene beschleunigte Digitalisierung der Arbeitsprozesse haben die IT-Abteilung und ihre Arbeit stärker in den Fokus gerückt.
Neben schnellen Lösungen wurde technisches Equipment für das mobile Arbeiten benötigt, es kamen viele Supportfragen zu neuen Tools – und das sind nur einige der Herausforderungen, denen sich das Team stellen musste. Während der Pandemie traten zudem vermehrt Cyber-Attacken wie Phishing-Mails auf, was eine Optimierung der IT-Sicherheit erforderte. „Wir haben ein größeres Bewusstsein für die Arbeit und Bedeutung der Group IT festgestellt. Wir werden jetzt als ‚Business Enabler‘ oder zumindest als ein notwendiges Mittel gesehen, um Geschäfte machen zu können“, sagt Cyrille Négaret, Leiter der Group IT.
„Wir haben ein größeres Bewusstsein für die Arbeit und Bedeutung der Group IT festgestellt. Wir werden jetzt als ‚Business Enabler‘ oder zumindest als ein notwendiges Mittel gesehen, um Geschäfte machen zu können“, sagt Cyrille Négaret, Leiter der Group IT.
COMTRAS steht für COMmodityTRAnsactionSystem und ist das Warenwirtschaftssystem, das bei 13 Gruppenfirmen der NKG implementiert ist. Weitere Firmen, u. a. ICL Internationale Commodity Logistik, arbeiten zudem ebenfalls mit COMTRAS, das Brücken zu anderen Systemen wie etwa COMARCH (Buchhaltung) oder Salescockpit (Trader Software) schlägt. Sabine und Nils unterstützen neben ihrer eigentlichen Aufgabe der Programmierung ca. 500 Anwender in Support-Fragen und sorgen für einen möglichst reibungslosen Betrieb der COMTRAS-Programme, sowie der Administration der COMTRAS-Systeme und der eingesetzten Fremd-Software.
Sabine von Appen (seit Januar 2002 bei der NKG) und Nils Dammann (seit Juli 2019 in der Group-IT) bilden zusammen das COMTRAS-Team.
Durch die Pandemie ist es wichtig geworden, umfangreiche Dokumente als PDFs zu erstellen, die zuvor in Papierform verteilt wurden. Deshalb haben Sabine und Nils Programme so umgestellt, dass weitere Dokumente als PDF erstellt werden können. Auch die Reports, die bisher zur Bearbeitung ausgedruckt werden mussten, können nun den Anwendern als PDF per E-Mail zugeschickt werden. Diese nachhaltige Umstellung auf PDF sorgt dafür, dass auch zukünftig noch mehr Papier gespart werden kann. Lesen Sie in diesem Zusammenhang auch etwas zur Umstellung auf „Paperless Office“ bei der NKG Kala Hamburg.
Neben den verschiedenen Teams der Group IT gibt es auch das NITRO-Team. Luis Carlos Rodriguez, Leiter des NITRO-Projektmanagements, und seine Kollegen sind für das Management und die Planung von IT-bezogenen Geschäftsprojekten verantwortlich und geben Anforderungen an die Group IT weiter, die bei der Umsetzung dieser Projekte hilft. Eines von NITROs Großprojekten ist das Enterprise Data Warehouse (EDWH), das wir Ihnen bereits in unseren NITRO News vorgestellt haben. Ziel des EDWH-Projekts ist u. a. der schnelle Zugriff auf Datenmaterial und eine bessere Datenverarbeitung. Ein weiteres wichtiges Projekt, an dem das Team gerade arbeitet, heißt „Fundamental IT Infrastructure (FITIN)“. Es zielt darauf ab, allen Unternehmen der Handelsgruppe ein modernes und umfassendes CTRM-Tool zur Verfügung zu stellen. Weitere Informationen zu den aktuellen Entwicklungen des EDWH und weitere News-Updates aus dem NITRO-Team folgen bald!
Zur Person:
„Ich bin Julian Döring, bin verheiratet und habe einen Sohn und zwei Hunde. Seit Dezember 2019 arbeite ich für die NKG und seitdem auch in meinem jetzigen Team. Bevor ich bei der NKG angefangen habe, habe ich Wirtschaftsinformatik studiert und war u. a. als Entwickler und Product Owner im Bereich Industrieversicherung tätig.“
Zum Team und Aufgabenbereich:
„Mit ‚4 ½‘ Teammitgliedern kümmern wir uns um die Implementierung von Neu-Entwicklungsprojekten, wie etwa die Einführung von Salescockpit (Trader Software) oder kleinen Reporting-Projekten. Wir sind dabei immer für die gesamte Aufgabenpalette verantwortlich, von der Anforderungsanalyse über Releaseplanung, Produkt- und Projektmanagement, Deployment und Auswertung bis hin zu User Tests und User Support. Unser Ziel ist es, mit Software gezielt die Arbeit unserer Kollegen zu unterstützen und effizienter zu gestalten. Das heißt, wir tauschen uns mit den Fachbereichen aus, um zu verstehen, wo der Schuh drückt und um uns dann zu überlegen, wie wir Dinge umsetzen können. Man kann also sagen, wir sind ein kreativer Haufen, der durch viel Kommunikation unterschiedliche Probleme löst (ich weiß, so stellt man sich IT nicht vor 😃 ).“
Zu aktuellen Themenschwerpunkten:
„Coronabedingt war einer unserer Schwerpunkte zuletzt, Themen und Projekte in die Cloud zu bringen. So etwa das Enterprise Data Warehouse (EDWH). Weltweit arbeiten unseren Kollegen aus dem Homeoffice und ohne die Cloud wäre das EDWH für die Mehrheit von ihnen nur aus dem Büro erreichbar gewesen. Seit knapp einem Jahr wird es nun über die Cloud betrieben. Aktuell sind wir dabei, das Salescockpit-Projekt für verschiedene Tochterfirmen darüber zugänglich zu machen. Einzelne Firmen wie InterAmerican Coffee Hamburg, Bero Polska und InterAmerican Coffee London nutzen das Salescockpit bereits heute und für weitere Firmen soll es zeitnah ausgerollt werden. Außerdem treiben wir die Nutzung von Microsoft PowerBI voran. Dabei handelt es sich um einen Geschäftsanalyse-Dienst von Microsoft, der es auch nicht-technischen Benutzern ermöglicht, Daten des Unternehmens zu aggregieren, analysieren, visualisieren und mit anderen zu teilen. Wir arbeiten derzeit daran, den Zugriff von PowerBI auf die Reports im EDWH zu ermöglichen.“
Seit Oktober 2020 ergänzt Katharina Nicol das Team der Group IT. Sie arbeitet bereits seit 2012 für die NKG und war zuvor als Personal Assistant von Mitgliedern des Board of Management tätig. Ihr Arbeitsschwerpunkt liegt auf der IT-Prozess-Koordination und Change Management. „Meine Aufgaben sind sehr vielfältig. In erster Linie geht es darum, IT-basierte Prozesse und Strukturen zu optimieren und im Fall von Veränderungen die Beteiligten möglichst rechtzeitig abzuholen und darauf vorzubereiten – das heißt mittels Kommunikation Transparenz zu schaffen und Offenheit für Veränderungen zu fördern“, sagt Katharina. Dafür arbeitet sie eng mit Cyrille Négaret, Head of Group IT, und allen Teams zusammen.
Im Zuge der Pandemie kam dem Thema Prozessoptimierung ein besonderer Stellenwert zu. In dem Zusammenhang kümmert sich Katharina um die Einführung von DocuSign, einer Software die eine rechtssichere digitale Unterschrift von Dokumenten ermöglicht. „Zu Beginn der Pandemie war ich noch im Assistenzbereich und habe den Transport von diversen Unterschriftenmappen arrangiert – sehr aufwendig. Mit DocuSign kann jeder von überall rechtssicher digital unterschreiben“, sagt sie. Daher soll DocuSign nun auch den Tochterfirmen zur Verfügung stehen und entsprechend zeitnah als Tool angeboten werden.
Unter normalen Umständen trifft sich der Vorstand in Hamburg regelmäßig mit verschiedenen Kolleginnen und Kollegen der NKG, um aktuelle und anstehende Themen zu besprechen. Obwohl wir nach wie vor von normalen Umständen weit entfernt sind, konnte das Work Together dennoch in diesem Jahr wieder stattfinden.
Verantwortung und Nachhaltigkeit sind seit jeher ein integraler Bestandteil unserer Arbeit bei der NKG, denn: Kaffee verbindet uns mit Menschen und Gemeinschaften auf der ganzen Welt sowie mit deren natürlicher Umwelt. Ihre Rechte und ihre Gesundheit sind eine Grundvoraussetzung für unsere Kaffeelieferungen. Mit dem Responsible Business Program der NKG (deutsch: Programm für ein verantwortungsvolles unternehmerisches Handeln) weiten wir unser Engagement für die vielen Aspekte des nachhaltigen und verantwortungsvollen Wirtschaftens aus, indem wir konzernweite, ehrgeizige Ziele setzen.
Die Pandemie hat uns deutlich vor Augen geführt, wie wichtig es ist, ein nachhaltiges Geschäftsmodell zu verfolgen und klar definierten Werten zu folgen. Auch die Corporate Identity und das Design spielen vor diesem Hintergrund eine wichtige Rolle. NG Communications hat daher die Bemühungen noch einmal intensiviert, um mit der Weiterentwicklung der Marke NKG einen wichtigen Schritt in Richtung erfolgreicher Zukunft zu gehen.
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